Was Verwaltung heute braucht

Immobilienverwaltung hat sich in den letzten Jahren stark verändert – und wird dennoch gleich gemacht. Starre Abläufe, überholte Prozesse und fehlende Transparenz sind in vielen Verwaltungen nach wie vor Alltag. Dabei wachsen die Anforderungen: neue gesetzliche Vorgaben, technologische Möglichkeiten und steigende Erwartungen von Eigentümern und Bewohnern.

Wir bei VAKO setzen auf einen anderen Weg. Mit einem klaren Fokus auf Struktur, moderne Abläufe und kontinuierliche Weiterentwicklung gestalten wir Immobilienverwaltung zeitgemäß. Unsere Prozesse sind digital gestützt, aber nicht bis zur Unpersönlichkeit automatisiert. Unser Team ist fachlich stark, denkt mit – und handelt verbindlich. So schaffen wir eine Verwaltung, die nicht nur den Ist-Zustand betreut, sondern aktiv Werte erhält und Zukunft gestaltet.

Ob WEG, Zinshaus oder Sondereigentum: Wir bringen Klarheit, Effizienz und Verlässlichkeit in eine Branche, die sich verändern darf – und aus unserer Sicht auch muss.

1. Schlüsselverwaltung mit RFID-Chips und Terminal

Bei uns ist jeder Schlüssel mit einem individuellen RFID-Chip ausgestattet. Über ein zentrales Terminal wird jeder Schlüssel in unserer Schlüsselverwaltungssoftware registriert. Bei der Ausgabe – etwa an Handwerker oder andere berechtigte Personen – wird dies automatisch protokolliert. So behalten unsere Verwalter jederzeit den Überblick: Wer hat welchen Schlüssel? Welche Schlüssel sind gerade im Umlauf? Und welche befinden sich aktuell nicht im Bestand?

2. Effiziente Verteilung von Dokumenten

Dank unserer digitalen Softwaresysteme können wichtige Dokumente – wie Einladungen zur Eigentümerversammlung, Hausgeldabrechnungen und mehr – schnell und automatisiert versendet werden. Dabei stehen uns verschiedene Versandkanäle zur Verfügung: ganz klassisch per Brief, digital über E-Post, per E-Mail oder als Link zu unserem Online-Portal, in dem Nutzer ihre Dokumente jederzeit selbst einsehen können. Das spart Zeit, reduziert Aufwand und sorgt für eine reibungslose Kommunikation.

3. Digitale Assistenz für effiziente Verwaltungsprozesse

Unsere eingesetzten Softwaresysteme unterstützen aktiv bei alltäglichen Verwaltungsaufgaben. Eine integrierte Assistenz hilft dabei, Vorgänge schneller zu bearbeiten und Anfragen zügig zu beantworten. Zusätzlich sorgen automatische Plausibilitätsprüfungen für mehr Sicherheit und vermeiden typische Fehler – das steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität unserer Abläufe nachhaltig. Wir nutzen digitale Anrufbeantworter, die eingehende Nachrichten automatisch verarbeiten und daraus ein Ticket erstellen. Dieses wird direkt dem zuständigen Verwalter sowie dem entsprechenden Themenbereich zugeordnet.

4. Modernes Finanz- und Rechnungswesen

Digitales Banking mit sicherem EBICS-Verfahren Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen Digitale Freigabeprozesse für eine effiziente Rechnungsbearbeitung Automatische Verbuchung von Rechnungen im System Intelligente Fehlervermeidung durch Plausibilitätsprüfungen Zeitersparnis bei optionaler, digitaler Belegprüfung Digitale Belegprüfung jederzeit und ortsunabhängig möglich Transparente Einsicht in Verwaltungsbankkonten für den Verwaltungsbeirat

WEG Verwaltung

Miet Verwaltung

SEV

Gebäude Bewirtschaftung

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